Management Assistant – Belmont Lavan Ltd – Arnhem

  • Arnhem

Belmont Lavan Ltd

De functie Management Assistent is een functie binnen de functiereeks Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering. De Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering is veelal werkzaam in dynamische en diverse situaties, waarin effectief handelen, overzicht behouden en afstemming met betrokkenen benodigd is. Het is een spin-in-het-web-functie waarin gecoördineerd wordt, met veel in- en externe contacten informatie uitgewisseld wordt en afstemming plaatsvindt.

De Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering is verantwoordelijk voor het ondersteunen van (project)management, directie en/of andere belanghebbenden. Dit doet diegene bij het realiseren van (project-) werkzaamheden en/of afdeling-/ teamdoelstellingen. De ondersteuning bestaat uit het coördineren en/of (laten) uitvoeren van administratieve, organiserende en/of vakinhoudelijke werkzaamheden. Daarnaast zorgt diegene voor het bewaken van de beoogde kwaliteit en de naleving van afspraken, richtlijnen, wet- en regelgeving en het verschaffen van informatie en/of advies.

Typering: Senior specialistisch en coördinerend ondersteuner Draagt (mede/gedelegeerde) verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van processen, resultaten, projecten. Stuurt betrokkenen operationeel en/of functioneel aan en/of voert de gespecialiseerde, gevarieerde werkzaamheden uit. Interpreteert en/of analyseert situaties, gegevens, of operationele vraagstukken.

De functie Management Assistent binnen de functiereeks Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering heeft de volgende resultaatgebieden:

  • Operationele ondersteuning en advisering
  1. Belanghebbenden en/of partijen zijn naar tevredenheid ondersteund en geadviseerd.
  2. Er is sprake van effectieve en efficiënte coördinatie van plannen/ activiteiten.
  3. De ondersteuning en advisering is op proactieve wijze uitgevoerd.
  4. Plannen/ activiteiten zijn tijdig en conform afspraken gerealiseerd.
  • Samenwerking bewaken en optimaliseren
  1. Er is sprake van een effectieve en prettige samenwerking met in- en externe partijen.
  2. Afspraken zijn gemaakt/ bewaakt en worden nagekomen.
  • Informatie verwerken en beschikbaar stellen
  1. Correspondentie, rapportages en/of verslagen zijn correct en tijdig opgesteld.
  2. Relevante informatie is verwerkt en tijdig gedeeld met belanghebbenden.
  • Beheer/optimalisatie aandachtsgebied
  1. Kennis van het vakgebied en relevante ontwikkelingen zijn up to date en gedeeld met belanghebbenden.
  2. Bijdrage is geleverd aan optimalisatie van het aandachtsgebied.
  • Coördinatie

Requirements

  1. Werkzaamheden en werkprocessen zijn haalbaar en efficiënt gepland, verdeeld en uitgevoerd. Beoogde resultaten zijn gerealiseerd.
  2. Medewerkers zijn optimaal begeleid en (vakinhoudelijk) ondersteund.
  3. De leidinggevende is conform afspraken ondersteund bij de aansturing van het team/ de afdeling.

 

Uitdaging in deze rol:

  • Aan te sturen activiteiten/ processen/ projecten zijn homogeen van aard.
  • Geeft mede vorm aan, bereidt voor, plant, coördineert (project)- activiteiten, op basis van gespecialiseerde vakkennis, eigen inzicht en globale richtlijnen, procedures en planning.
  • Stelt maatwerk correspondentie, analyses en overzichten op.
  • Heeft regelmatig te maken met afwijkende situaties, waarvoor oplossingen moeten worden geboden.

Initiatieven:

  • Levert proactieve en effectieve bijdragen aan het optimaliseren van werkprocessen en geeft uitvoering aan de implementatie hiervan.

Contacten:

  • Voert zelfstandig overleg en draagt zorg voor afstemming t.b.v. samenwerking of correcte procesgang.
  • Beïnvloedt betrokkenen t.b.v. het realiseren van de kwaliteit en tijdigheid van werkzaamheden en biedt input voor besluitvorming in operationele sfeer.  

Functie eisen:

  • MBO opleiding in relevante richting
  • 5 jaar ervaring in soorgelijke functie
  • gedegen motivatie   

Lees hier meer

Deel deze vacature: