Belmont Lavan Ltd
De functie Management Assistent is een functie binnen de functiereeks Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering. De Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering is veelal werkzaam in dynamische en diverse situaties, waarin effectief handelen, overzicht behouden en afstemming met betrokkenen benodigd is. Het is een spin-in-het-web-functie waarin gecoördineerd wordt, met veel in- en externe contacten informatie uitgewisseld wordt en afstemming plaatsvindt.
De Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering is verantwoordelijk voor het ondersteunen van (project)management, directie en/of andere belanghebbenden. Dit doet diegene bij het realiseren van (project-) werkzaamheden en/of afdeling-/ teamdoelstellingen. De ondersteuning bestaat uit het coördineren en/of (laten) uitvoeren van administratieve, organiserende en/of vakinhoudelijke werkzaamheden. Daarnaast zorgt diegene voor het bewaken van de beoogde kwaliteit en de naleving van afspraken, richtlijnen, wet- en regelgeving en het verschaffen van informatie en/of advies.
Typering: Senior specialistisch en coördinerend ondersteuner Draagt (mede/gedelegeerde) verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van processen, resultaten, projecten. Stuurt betrokkenen operationeel en/of functioneel aan en/of voert de gespecialiseerde, gevarieerde werkzaamheden uit. Interpreteert en/of analyseert situaties, gegevens, of operationele vraagstukken.
De functie Management Assistent binnen de functiereeks Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering heeft de volgende resultaatgebieden:
- Operationele ondersteuning en advisering
- Belanghebbenden en/of partijen zijn naar tevredenheid ondersteund en geadviseerd.
- Er is sprake van effectieve en efficiënte coördinatie van plannen/ activiteiten.
- De ondersteuning en advisering is op proactieve wijze uitgevoerd.
- Plannen/ activiteiten zijn tijdig en conform afspraken gerealiseerd.
- Samenwerking bewaken en optimaliseren
- Er is sprake van een effectieve en prettige samenwerking met in- en externe partijen.
- Afspraken zijn gemaakt/ bewaakt en worden nagekomen.
- Informatie verwerken en beschikbaar stellen
- Correspondentie, rapportages en/of verslagen zijn correct en tijdig opgesteld.
- Relevante informatie is verwerkt en tijdig gedeeld met belanghebbenden.
- Beheer/optimalisatie aandachtsgebied
- Kennis van het vakgebied en relevante ontwikkelingen zijn up to date en gedeeld met belanghebbenden.
- Bijdrage is geleverd aan optimalisatie van het aandachtsgebied.
- Coördinatie
Requirements
- Werkzaamheden en werkprocessen zijn haalbaar en efficiënt gepland, verdeeld en uitgevoerd. Beoogde resultaten zijn gerealiseerd.
- Medewerkers zijn optimaal begeleid en (vakinhoudelijk) ondersteund.
- De leidinggevende is conform afspraken ondersteund bij de aansturing van het team/ de afdeling.
Uitdaging in deze rol:
- Aan te sturen activiteiten/ processen/ projecten zijn homogeen van aard.
- Geeft mede vorm aan, bereidt voor, plant, coördineert (project)- activiteiten, op basis van gespecialiseerde vakkennis, eigen inzicht en globale richtlijnen, procedures en planning.
- Stelt maatwerk correspondentie, analyses en overzichten op.
- Heeft regelmatig te maken met afwijkende situaties, waarvoor oplossingen moeten worden geboden.
Initiatieven:
- Levert proactieve en effectieve bijdragen aan het optimaliseren van werkprocessen en geeft uitvoering aan de implementatie hiervan.
Contacten:
- Voert zelfstandig overleg en draagt zorg voor afstemming t.b.v. samenwerking of correcte procesgang.
- Beïnvloedt betrokkenen t.b.v. het realiseren van de kwaliteit en tijdigheid van werkzaamheden en biedt input voor besluitvorming in operationele sfeer.
Functie eisen:
- MBO opleiding in relevante richting
- 5 jaar ervaring in soorgelijke functie
- gedegen motivatie